Vastgoedmanagement van bestaand vastgoed is een continu proces, dat zich jaarlijks herhaald. Wij helpen opdrachtgevers bij het maken van keuzes en een gestructureerde aanpak, waardoor er rust in de organisatie komt.
De nieuwbouw van een gebouw kan typisch als een project gedefinieerd worden met een duidelijke begin en een eind. Echter, vastgoedmanagement van bestaand vastgoed is een continu proces, dat zich jaarlijks herhaald. “Als dat proces eenmaal loopt”, vertelt vastgoedadviseur Petra Swinkels, “komt er veel rust in een organisatie. Maar voordat je dat proces goed kunt starten, moet je wel eerst de uitgangspunten en randvoorwaarden helder hebben.”
De basis op orde
Het proces begint met het in kaart brengen van wat er technisch nodig is om een gebouw in stand te houden, gecombineerd met de wensen van de gebruikers. Petra: “We kijken naar de gebouwen en wat er nodig is om ze bouwkundig en technisch in stand te houden. Daarbij toetsen we ook of een gebouw nog voldoet aan de geldende wet- en regelgeving. Tegelijkertijd vragen we aan de gebruikers wat hun wensen zijn. Vaak komen die wensen wel overeen met de vereisten, want als een gebouw goed onderhouden is, zullen er ook minder wensen zijn. De wensen die voortkomen uit het primaire proces blijven vaak wel overeind. Denk daarbij aan het weghalen van een wand als een schoollokaal te klein wordt voor het aantal kinderen in een groep.”
.
Prioriteren en samenvoegen
“Vervolgens gaan we alle wensen, eisen en acties uit het MJOP logisch met elkaar verbinden”, legt Petra uit. “We gaan kijken of er onderhoudsactiviteiten samengevoegd kunnen worden om het proces efficiënter te maken. Want als we toch het plafond gaan vervangen, is het logisch om gelijk de ledverlichting mee te nemen, ook al staat die misschien nog niet voor aankomend jaar op de planning. Probleem is vaak wel dat die verschillende beheer- en onderhoudsactiviteiten uit verschillende potjes worden betaald. Wij adviseren onze opdrachtgevers hoe ze het proces het meest efficiënt kunnen organiseren en welke keuzes ze dan zouden moeten maken.”
Trechteren en overzicht bewaren
Een Meerjaren Onderhoudsplan (MJOP) schetst de lange termijn horizon voor het onderhoud van een gebouw, inclusief bijbehorende budgettering. Die horizon reikt vaak verder dan 50 jaar vooruit, maar tijden veranderen. De verduurzaming die momenteel hoog op de agenda staat, was 10 jaar geleden nog niet voorzien. Waar voor de onderhoudsactiviteiten in het MJOP voorzieningen worden getroffen, vragen gewenste of onvoorziene aanpassingen om een investering. Petra: “Daarom kijken we eerst naar een termijn van 5 jaar. Hoe kunnen we zodanig met activiteiten schuiven dat we de gelden op de juiste wijze benutten? Vervolgens maken we een jaarplan met daarin opgenomen alle onderhoudsactiviteiten voor de komende 12 maanden met de daarbij behorende kosten en een planning. We zoeken desgewenst leveranciers, vragen prijzen uit en maken een leidraad voor de uitvoering. Wanneer er intern te weinig capaciteit is, begeleiden we ook de uitvoering en eventueel de (tijdelijke) verhuizing tot en met de oplevering.”
.
Van rennen naar plannen
Alle uitgevoerde activiteiten uit het jaarplan worden bijgewerkt in de assetlijst. Daarin staan alle details van het betreffende element en de periode waarbinnen er weer onderhoud aan dat element uitgevoerd zou moeten worden. Vervolgens wordt dit weer opgenomen in het MJOP zodat de basis op orde blijft. “Wij zien in de praktijk dat het opdrachtgevers vaak ontbreekt aan de expertise of capaciteit. En technische diensten worden steeds vaker uitbesteed. Met als resultaat veel ad hoc storingen of onderhoudsklusjes. Dat verstoort de dagelijkse gang van zaken en geeft druk bij conciërges die dit ongepland – op een moment dat het meestal niet uitkomt – moeten oplossen. Door de basis op orde te hebben, weet je aan de voorkant wanneer de CV ketel vervangen moet worden, en kun je onderhoud inplannen als het uitkomt. Hierdoor zijn er minder verstoringen en komt er rust in de organisatie. En daar vaart iedereen wel bij.”
