Goed contractmanagement levert u geld en tijd op en voorkomt een hoop frustratie. Het begint met inventariseren, registreren en beheren en leidt tot betrokken leveranciers en innovatieve oplossingen.
Voor het onderhoud van gebouwen en installaties maken directies en schoolbesturen afspraken met leveranciers, die ze vastleggen in contacten. In de praktijk zien we dat deze contracten vaak versnipperd door de organisatie worden afgesloten of dat er niet of nauwelijks wordt gestuurd op het nakomen van afspraken. “Door als organisatie grip te krijgen op het correct uitvoeren van de contractuele onderhoudswerkzaamheden, kunnen er voordelen worden behaald, die zich zowel vertalen in verlaging van de kosten als in prettige samenwerkingen,” aldus Doortje Ketelaars, contractmanager bij Laride.
Inventariseren van wat er is
“Goed contractbeheer begint met het inventariseren welke contracten er lopen,” vertelt Doortje. “Vervolgens kun je toetsen of er geen dubbelingen zijn. Het komt wel eens voor dat een onderhoudscontract bij de ene partij nog niet is opgezegd en dat er al een nieuw contract met de ander is afgesloten. Ook kan een organisatie zich afvragen welke contracten ze nodig hebben en bij welke partij ze het beste het onderhoud onder kunnen brengen. Is dat de degene met de laagste prijs of met de snelste reactietijd? Dat kan per organisatie verschillen. Het is dan ook goed om als organisatie bij een eventuele contractverlenging de vragen te stellen: Past dit nog? Willen we dit nog? en Wat hebben we nodig?.”
.
Schaalvoordelen
Als organisaties een goed beeld hebben van welke contracten er lopen, dan bestaat er wellicht de mogelijkheid om werkzaamheden samen te voegen. “Je kunt voor elke school apart een contract maken,” zegt Doortje, “maar je kunt ook voor meerdere scholen tegelijk een contract afsluiten. Meer massa, levert schaalvoordeel op en daarmee inkoopvoordelen. Dat kan zowel binnen één stichting of schoolbestuur, maar ook over meerdere besturen. Denk bijvoorbeeld aan wettelijke keuringen die één keer per vier jaar uitgevoerd moeten worden. Dan is het mogelijk om afspraken vast te leggen in een meerjarige mantelovereenkomst, waardoor alle verplichte keuringen voor diverse scholen op tijd en voor gunstige tarieven worden uitgevoerd. Ook het preventief onderhoud kan worden vastgelegd in mantelovereenkomsten. Dankzij structureel preventief onderhoud gaan de installaties en gebouwen langer mee, zijn er minder storingen en kan er over de gehele levensduur geld worden bespaard.”
Voldoen aan wet- en regelgeving
In het onderwijs, maar ook in de zorg, moeten organisaties voldoen aan bepaalde wet- en regelgeving. Doortje: “Het voldoen aan die verplichtingen kun je borgen in contracten. Je legt als het ware die verantwoordelijkheid deels neer bij de leverancier. Met rapportages kan deze aantoonbaar maken richting toezichthouders dat je als organisatie aan je verplichtingen voldoet. Dat hoef je dan zelf niet meer bij te houden, wat een hoop tijd scheelt. Bovendien kun je aan de hand van die rapportages zien of je krijgt waarvoor je betaald hebt, of de leverancier zijn afspraken is nagekomen.”
Stapsgewijs contractmanagement optimaliseren
Bij Laride hebben we meer dan 165 scholen in beheer. Wij helpen directies en besturen grip te krijgen op hun onderhoudskosten door goed contractmanagement. Samen stellen we vast wat er nodig is. We kijken welke contracten er liggen en adviseren hoe het beter kan om kosten te besparen. Waar nodig vragen we offertes op, beoordelen deze en maken afspraken met leveranciers. De organisatie sluit zelf het contract af. Laride beheert het contract en checkt op onder meer looptijd, afspraken nakomen en kosten. In onderstaand schema is weergegeven hoe een organisatie het contractmanagement steeds verder kan optimaliseren.
Goed contractmanagement – wat levert het op?
Door de basis op orde te hebben, krijgen organisaties grip op de lopende contractafspraken en komt er rust en overzicht in de organisatie. Andere voordelen zijn:
- Beter overzicht geeft meer zekerheid
- Voldoen aan wet- en regelgeving
- Duidelijke Service Level Agreements (SLA), waardoor men elkaar op de onafhankelijke manier kan aanspreken bij niet nakomen van afspraken
- Contracten worden op tijd opgezegd of verlengd
- Er worden geen dubbele contracten afgesloten: minder leveranciers, meer controle op nakomen afspraken, minder tijd
- Schaalvoordelen bij bundelen van contracten
“Uiteindelijk besparen organisaties geld, tijd en frustratie, omdat afspraken helder zijn en worden nageleefd,” besluit Doortje. “Bovendien kunnen risico’s gespreid worden en kan de verplichting om te voldoen aan wet- en regelgeving deels worden uitbesteed. Wilt u ook meer grip op uw onderhoudskosten? Neem dan contact op met mij of met één van mijn collega’s.”